結論から言うと、ケアマネの業務は「能力」ではなく「道具」で楽になります。
PCが苦手でも、経験が浅くても関係ありません。
合うツールを1つ取り入れるだけで、仕事のしんどさは確実に減ります。
この記事では、居宅・施設を問わず、多くのケアマネが「これなら使える」と感じやすい業務効率化ツールを、
無料アプリから介護ソフトまで用途別に10個紹介します。
全部使う必要はありません。今一番つらい作業を、少しだけ軽くするために読んでください。
ケアマネが忙しく感じる理由は「仕事量」だけではない
ケアマネ業務が大変なのは、単純に仕事が多いからではありません。
次のような「見えない負担」が重なっていることが多いです。
- 頭の中で覚えておくことが多い
- 「あとでやろう」が積み重なる
- 確認や判断を1人で抱えやすい
特に経験が浅い時期は、「これで合っているのか」「後で直しになるのでは」という不安が、
作業スピードをさらに落としてしまいます。
だからこそ必要なのは、作業量を減らすことより、迷う時間を減らすことです。
業務効率化＝ITが得意な人向け、ではない
業務効率化というと、難しいシステムや高度な操作を想像しがちですが、実際は違います。
本当に役立つツールには共通点があります。
- 操作がシンプル
- 失敗してもやり直せる
- 1人でも完結できる
この記事で紹介するのは、「苦手意識があっても使いやすいもの」だけです。
用途別｜ケアマネ業務効率化ツール10選
文章作成・記録を楽にする
① ChatGPT（無料）
- モニタリング記録の下書き
- 家族説明文のたたき
- 会議内容の要点整理
白紙から文章を考えなくてよくなるだけで、心理的な負担が大きく減ります。
箇条書きを入れるだけでも十分使えます。
② 音声入力（Google音声入力など）
- 話すだけで文字になる
- 考えながら記録できる
キーボード操作が苦手な人ほど効果を感じやすい方法です。
連絡・情報共有を整理する
③ LINE WORKS
- 職員間の連絡を一本化
- 電話・メモのやり取りを減らす
施設併設居宅との相性も良く、「言った・言わない」を防ぎやすくなります。
予定・期限管理
④ Googleカレンダー
- サービス担当者会議
- 更新・提出期限
「覚えておく」作業を手放すだけで、気持ちがかなり楽になります。
業務の見える化
⑤ メモアプリ・付箋アプリ
- 今日やることを3つだけ書く
- 終わったら消す
完璧な管理より、「終わった実感」を積み重ねることが大切です。
介護業務に特化した介護ソフト
⑥ ほのぼのNEXT
記録・請求・情報管理をまとめやすく、施設併設居宅で導入実績が多いソフトです。
⑦ ワイズマン
ケアプランから請求まで対応し、サポート体制を重視する事業所に向いています。
⑧ カイポケ
比較的導入しやすく、小規模事業所でも検討しやすい選択肢です。
書類・紙の管理
⑨ スマホスキャンアプリ（Adobe Scanなど）
- 紙書類を撮るだけでPDF化
- 個人ファイル整理が楽になる
心理的な負担を減らす
⑩ ChatGPTを壁打ち相手として使う
- 文章の言い回し確認
- 説明順の整理
誰かに聞くほどでもない不安を、その場で解消できます。
全部使わなくていい
ここで紹介したツールは、あくまで選択肢です。
実際に使うのは1つか2つで十分です。
一番時間がかかっている作業、一番ストレスを感じている場面。
そこから1つ選ぶだけで、仕事は少し楽になります。
まとめ
ケアマネの業務効率化は、頑張り方を変えることではありません。
環境と道具を変えることです。
- PCが苦手でも問題ない
- 経験が浅くても問題ない
- 1つ楽になれば十分
無理を続ける前に、道具に頼ってください。
今日一番しんどかった作業から、少しだけ手放してみましょう。