「ケアマネの仕事は残業が当たり前」——現場を見てきた人ほど、そう諦めているかもしれません。
私はケアマネジャーではありません。しかし、ショートステイの相談員としてケアプラン（計画書）を作成し、現在は管理職としてケアマネと日常的に関わっています。
その半・現場／半・管理職の立場から見えてきたのは、忙しさの正体は「業務量」ではなく、迷っている時間（探す・考える・確認する）だという事実でした。
本記事では、実際に現場で導入し、1人あたり月5時間以上の残業削減につながった手順とツールを、包み隠さず公開します。
高額なシステム導入ではなく、今日から真似できることだけに絞りました。
なぜ「ケアマネではない私」が語れるのか
私はショートステイ相談員として、ケアマネ業務と重なる以下の実務を日常的に担ってきました。
- ショートステイ計画書（ケアプラン）の作成・評価
- 居宅ケアマネ・家族との連絡調整（板挟みの泥臭さも含めて）
- サービス担当者会議への出席、議事録の要点整理
- 管理職として、業務の詰まり（ボトルネック）の発見と改善
つまり「客観視できる目」と「書類作成の手元」の両方を持っています。だからこそ、現場で起きがちな“真面目すぎて時間が溶けるポイント”を冷静に見つけられました。
そしてもうひとつ、私の活動の軸
実は私は、職場でもプライベートでも「介護業界を生成AIを当たり前に活用する業界にする」ことを目的に活動しています。
介護は人の仕事です。でも「人がやらなくていい事務・文章・整理」まで人が抱え込むと、現場は燃え尽きます。
生成AIはズルでも特別な人の道具でもなく、定時で帰るための道具であり、利用者と向き合う時間を取り戻すための道具だと考えています。
この記事で紹介する方法は、その活動の中で「本当に現場で続いたもの」だけをまとめています。
残業の正体は「仕事量」ではなく「迷い」だった
現場の動きを洗い出して見えた残業の原因は、主にこの3つです。
- 情報が散らばっている（探す時間が長い）
- 文章を毎回ゼロから考えている（数分が積み上がる）
- 判断基準が人によって違う（確認・差し戻し・やり直しが増える）
たとえば支援経過記録の「訪問しました。お元気そうでした。」のような一文。
毎回キーボードで打つ“数秒”と、表現に悩む“数分”が、1か月後に数時間の残業に化けます。
月5時間減らした業務効率化の全体像
やったことはシンプルです。合言葉は「迷いを消す」。
- 業務を全部書き出す
- 「迷っている時間」を特定する
- 迷いを「型」と「テンプレ」で潰す
- ツール（標準機能＋AI）に任せる
手順① 業務を「作業」と「判断」に分ける
まず、業務を2つに分けました。ここが整理できると、時短が一気に進みます。
| 分類 | 具体例 | 基本方針 |
|---|---|---|
| 作業 | 入力、転記、コピー、FAX送信、スキャン、提出 | 考えない。手を止めない。まとめて片付ける。 |
| 判断 | 困難ケース対応、アセスメント、プランの方向性、優先順位 | 作業から切り離して“判断だけ”の時間を確保する。 |
残業が多い人ほど「入力を始めてから悩む」傾向がありました。
管理職として徹底したのは、「悩むなら入力しない。入力する時は悩まない」というルールです。
悩みが出たらメモして一旦止め、判断の時間にまとめて処理するだけで、作業の中断が減ります。
手順② 判断が必要な仕事を「型（パターン）」にする
ここが一番のキモです。ケアマネ業務の8割はパターン化できます。
「判断の交通整理」をしておくと、確認待ち・上司待ち・電話折り返し待ちが減ります。
型の作り方（超シンプル）
- よくある相談を10個書く
- 「即OK／保留／即NG」の3つに分ける
- それぞれの条件を1行で決める
実際に作った判断の型（例）
例1：ショートステイの利用延長依頼
- 即OK：ベッド空きあり ＋ 家族同意済み ＋ 居宅ケアマネ連絡済み → 相談員判断で返答（上司確認不要）
- 保留：家族同意が未確認、居宅ケアマネ未連絡、リスク（転倒多い等）が増えている → 事実確認してから折り返し
- 即NG：満床、医療依存度が急に上がり受け入れ条件に合わない → その場で代替案（短縮・別日）提示
ポイントは「返答を遅らせない」ことです。保留でも“保留の理由と次の動き”が決まっていれば、迷いが減ります。
例2：モニタリングの着眼点（疾患別ミニチェック）
- 糖尿病：食事量／服薬状況／フットケア（この3点は必ず）
- 心不全：体重変動／息切れ／浮腫（変化があれば主治医・看護へ連携）
- 認知症：睡眠リズム／服薬管理／環境変化（不穏・転倒の兆候）
「全部聞こう」とすると時間が足りなくなります。見るべきポイントを絞ると、記録も短く、判断も早くなります。
手順③ よく使う文言は「ユーザー辞書」で秒速入力
地味ですが、効果が一番わかりやすいのがここです。
支援経過記録や計画書の“既視感のある文章”を、PCのユーザー辞書（単語登録）に入れました。
辞書登録の実例（そのまま使える）
| 読み（打つ文字） | 変換される定型文 | 用途 |
|---|---|---|
| よ | 様子伺いの訪問を行いました。 | 訪問記録 |
| も | モニタリングを実施し、プランの変更がないことを確認しました。 | モニタリング記録 |
| ご | ご家族より、以下の相談がありました。 | 家族連絡 |
| れ | 連絡内容を居宅介護支援事業所へ共有しました。 | 居宅連携 |
| か | 看護職員へ情報共有し、必要時の対応について確認しました。 | 看護連携 |
| ふ | 不安の訴えがあり、傾聴のうえ状況整理を行いました。 | 心理面 |
コツは「短い読み」＋「よく使う文」を先に入れること。
最初は3つだけでも十分効きます。これで1日10〜15分、月にして約5時間は現実的に浮きます。
手順④ “探す時間”を減らす置き場ルールを作る
仕事が遅くなる最大の敵は「探すこと」です。ルールはシンプルにしました。
- 書式・テンプレは「ここ」
- 連絡履歴は「ここ」
- 進捗は「ここ」
そして「迷ったらここを見る」という1枚の案内（リンク集）を作りました。
置き場が決まるだけで、資料探しの往復が減り、地味に効きます。
と言っても、イメージが湧かないと思います。
その人の環境にもよるので、必ずこう！と言いづらい部分ですが、まずは見える位置にメモでいいので
「書式・テンプレ → 個人フォルダのテンプレファイル内」というように、よく使うものだけ書いて貼っておきましょう。
「そんなの頭で覚えておける」と言うでしょうが、覚えたらどんどん違う内容に貼り替えればいいだけです。
さらに、だんだんと更新していくうちに、初めの方に貼っていた内容を書いて貼っておきたくもなるので、試しにやってみてください。
実際に使ったツール一覧（高額な導入なし）
高額な介護ソフトの追加オプションは使っていません。今ある環境で十分でした。
実際に私が効率化に使ったツールはこれです。
- PC標準のユーザー辞書（最強の時短。全員で共通リスト化すると強い）
- Googleドキュメント（テンプレ共有、音声入力で下書き作成）
- スプレッドシート（進捗・タスクの見える化）
- ChatGPT（文章のたたき台、言い回し調整、チェックリスト作成）
- デュアルディスプレイ（可能なら）（記録しながら資料参照で画面切替を減らす）
- コピペ履歴ツール（例：Clipy等）（よく貼る文章を“探さず貼る”）
まずは気になったもの１つでいいから試してみてね！
音声入力の使いどころ（訪問が多い人ほど相性◎）
訪問後、車内でスマホに向かって要点だけ話して下書きを作ります。事業所に戻ったら整えるだけ。
「ゼロから書く」がなくなるので、体感が変わります。
音声入力に興味がある人は、別記事で紹介しているので読んでみてください。
「月5時間減る」と何が変わったのか（数字より大きい変化）
以前は、月末になると「どうしても残る」状態でした。
記録が気になって帰れない、最終日に溜まった入力でクタクタ……よくあるやつです。
いまは、月末の最終日に定時で帰れるのが普通になりました。
数字以上に大きかったのは、「今日も終わらなかった」という精神的な疲労が消えたことです。
余裕が戻ると、利用者との会話や家族説明の質も上がります。これは副産物としてかなり大きいです。
管理職の立場から見て、一番大事だったこと
管理職として徹底したのは、個人の頑張りに頼らないことです。
「Aさんは早いから大丈夫」ではなく、新人でも定時で帰れる仕組みを作る。ここが本丸です。
業務効率化のゴールは「もっと件数を持つ」ことではありません。
浮いた時間で、利用者と向き合う。職員が笑顔で帰る。そのための改善です。
まとめ：まずはこれだけやってみてください
ケアマネの残業は、まだ減らせます。やることは難しくありません。
- 判断を「型」にする（即OK／保留／即NG）
- よく使う文章を「辞書登録」する
- 探す時間を減らす“置き場ルール”を決める
まずは辞書登録を3つ。それだけで十分スタートできます。
小さな一歩が、月5時間と心の余裕につながります。
そしてその余裕が、介護現場を「人が人の仕事に集中できる場所」にしていきます。