サービス担当者会議を30分短縮するコツ｜事前準備・資料・進行の型を紹介

サービス担当者会議は、支援の質を高めるために欠かせない場です。

結論から言うと、会議時間が長くなる原因の多くは、会議が始まる前に決まっています。
事前準備・資料作成・会議後の整理までを一連の流れとして整えれば、30分短縮は決して難しくありません。

30分短縮するための事前準備のコツ（AIを上手に使う）

会議を短くする一番の近道は、会議が始まる前に「考えること」を終わらせておくことです。
ここでは、AIを使って事前準備を効率化する方法を紹介します。

会議のゴールはAIと一緒に言語化する

まずやるべきは、「この会議で何が決まれば終わりなのか」を明確にすることです。
ここでAIを使うと、思考整理が一気に早くなります。

たとえば、次の要素を箇条書きでAIに渡し、1文のゴールにまとめてもらう方法が便利です。

• 今回の会議の目的
• 確認したいこと
• 決定したいこと

注意点

この段階では、利用者名、住所、具体的な病名など、個人が特定される情報は入力しないでください。
AIは「会議の型」を作るための道具と割り切り、内容は抽象化した表現で扱うのが安全です。

事前に「論点」を関係者へ共有する

会議が長引く最大の理由は、「その場で初めて考える人が多い」ことです。
あらかじめ論点を整理し、関係者へ共有しておくと、会議の立ち上がりが速くなります。

電話などで先に一言伝えておくだけでも、会議が始まった際の変な人見知り時間のようなものが消えます。
結果として、本題に入るまでが早い会議になります。

• 相談したいポイント
• 意見をもらいたい点
• 変更を検討している内容

会議時間を短縮する資料の作り方（ここでもAIを活用）

資料作成に時間がかかっている場合、会議そのものも長くなりがちです。
ここでは、AIを使って「会議用の確認資料」を素早く作る考え方を解説します。

ゴール決定から資料作成までをつなげる

会議のゴールが決まったら、次は資料作成です。
おすすめは、先ほどAIと決めたゴールをそのまま使って、確認用資料を生成することです。

たとえば「会議の目的」「現状」「検討事項」などの枠組みをAIに作ってもらい、
中身は人が最終調整する形にすると、作成時間が大きく短縮されます。

注意点

資料作成でも、個人情報は入力しないでください。
「要介護区分」「生活状況の変化あり」など、個人が特定されない粒度に落としてからAIを使いましょう。

資料は「説明するため」ではなく「確認するため」

サービス担当者会議の資料は、丁寧な説明文よりも、事実・変化・判断材料が整理されていることが重要です。
AIは文章を整えるのが得意なので、短く、わかりやすく、ブレない資料作りに向いています。

サービス担当者会議の資料テンプレ構成（AIで効率的に作る方法）

以下のテンプレを、そのままAIに渡して下書きを作ると効率的です。
「会議用の確認資料として整えてください」と指示し、仕上げは人の目で調整します。

1. 利用者の基本情報（変更点のみ、個人特定情報なし）
2. 現在の支援状況（事実ベース）
3. 課題・気になる点
4. 変更・検討事項
5. 決定事項（空欄）

特に「決定事項」をあらかじめ用意しておくと、会議が決める方向へ戻りやすくなります。
進行中に脱線しそうな話題が出ても、最後に何を埋める会議なのかが全員に見えた状態になります。

会議後5分でやるべきこと（ここは絶対に外さない）

ここは特に重要です。
会議が終わった直後にやるべきことは、完璧な議事録作成ではありません。
「決まったことをズラさない」ための確認です。

会議終了時点で、次の4点を必ず押さえます。

• 決まったことは何か
• 誰が担当するか
• いつまでにやるか
• 何をやるか

可能であれば、この整理にもAIを使えます。
会議中のメモを「決定事項と役割分担として整理してください」と整形させると、確認が速くなります。

注意点

外部共有や保存を前提にAIを使う場合は、個人情報を入れない形で要約してください。
個人が特定できる記述が混ざらないよう、最後に必ず目視確認を行いましょう。

この5分を省くと、あとから電話や確認が増え、結果的に業務時間は伸びます。
会議を短くするためにも、会議後の整理は必須です。

まとめ｜AIは会議を短くするための相棒

サービス担当者会議を30分短縮するために必要なのは、特別な進行スキルではありません。
会議前に考える、ゴールを決める、確認用資料に絞る、会議後5分を必ず行う。
そこにAIを組み合わせるだけで、会議は驚くほどスムーズになります。

その際の大前提は、個人情報を入れないこと。
AIには「考える工程」や「型の整形」だけ任せ、内容は抽象化し、人が最終チェックする運用が安全です。