介護職員が家族向け文章をAIに手伝ってもらう方法｜頼み方と例文

家族へのお知らせは、AIに下書きを作ってもらえます。事実を決めるのは職員のままで、書き出しで固まる時間だけを減らせます。

先日、SNSのXでこんな質問を出してみました。「介護の仕事で、AIに少し手伝ってほしいのはどれですか？」。選択肢は、レクの企画、家族向け文章、研修資料の要約、新人への説明の4つです。そこへ「②お願いします」と返事をくれた方がいました。②は家族向け文章。というわけで、今回はそこだけを1本にまとめます。

読み終わるころには、走り書きのメモからお便りの下書きを作るところまで、そのまま真似できる形になっているはずです。

1. 家族向けの文章は「何を書くか」より「どう書くか」で止まる

夕方、申し送りの前。あと10分で記録に取りかからないといけない。そんな時間に「冬物の衣類、そろそろご家族にお願いしないと」と気づく。伝える中身は頭の中にあります。上着が足りない人がいる、名前を書いてほしい、今月中に持ってきてほしい。それなのに、パソコンの前に座ると一行目が出てこない。

止まる場所は、だいたい決まっています。

失礼にならない言い方が思いつかない。特に、久しく面会に来られていない家族や、あまり話したことのない家族には、どこまで踏み込んでいいのか毎回迷います。事実は分かっているのに、どの順番で書けばいいかが決まらない。丁寧に書こうとすると前置きが長くなって、肝心のお願いが最後のほうに埋もれてしまう。

それに、家族ごとに事情が違います。経済的に余裕のない家庭、遠方で年に一度しか来られない家族、関係がぎくしゃくしている家族。同じ文面を配っていいのだろうかと、送信ボタンの前で手が止まる。

多くの職場では、去年の同じお知らせを探してきて日付と中身を直す、というやり方をしていると思います。それでも探す手間はかかりますし、去年の文面が今年の事情に合っているとは限りません。

ここで言っておきたいのは、これは文章力の問題ではないということです。時間がないことと、型が手元にないこと。詰まっている原因はそこにあります。

2. AIに任せていい部分と、職員が決める部分

線引きはひとつだけ覚えれば足ります。何を伝えるかは職員が決める。決まった事実を、読みやすい順番と言い回しに整えるのがAIの仕事。 これが逆になると危ないです。

AIに任せていいのは、こんなところです。

職員が決めるのは、こちらです。

なぜここまで分けるのかというと、AIは施設のことを何も知らないからです。名前も、洗濯の運用も、面会の決まりも知りません。そして厄介なことに、知らない部分を「たぶんこうだろう」と埋めてしまうことがあります。もっともらしい文章が出てくるので、読み流すと気づきません。

言い換えると、必要なことをきちんと伝えるほど、思ったとおりの文章に近づきます。だから次の章で、何を伝えればいいのかを固めます。

3. AIに伝えるのは、この7つ

順番に埋めていけば、それだけで依頼文になります。

1. 誰が誰へ送る文章か（施設の相談員から、ご家族へ）
2. 何のための文章か（冬物衣類を持ってきてほしいとお願いしたい）
3. 必ず入れたい事実（足りていないもの、枚数の目安、記名のお願い）
4. 期限や日時（11月30日まで）
5. どんな雰囲気にしたいか（ていねいだが堅すぎない、押しつけない）
6. どの形式で使うか（配布用のお便り、連絡帳、メール）
7. どのくらいの長さか（400字程度）

そして最後に、この一行を添えます。

これを入れておくと、足りない情報があったときに質問を返してくることが増えます。ただ、いつも聞き返してくれるとは限りません。入れないと、足りないところをAIが推測で補ってしまうことがあります。ありもしない持ち物や、勝手に決められた集合時間が混ざる。一行足すだけなので、毎回つけておくのがおすすめです。

4. 実例：走り書きのメモが、家族向けの文章になるまで

冬物衣類のお願いを例に、最初から最後まで通して見てみます。

ステップ1　職員のメモ

まずは、頭の中にあるものをそのまま書き出した状態です。きれいに整える必要はありません。

事実と、自分への確認と、迷いが混ざっています。実際のメモはこんなものです。

ステップ2　AIへの依頼文

このメモを、3章の7項目に振り分けます。ここで初めて、自分が何を決めていなかったかが見えてきます。枚数の目安、郵送を受けるかどうか、期限の日付。決まっていないものは、この時点で確認しておきます。

ステップ3　AIが作った文章

上の依頼文を送ると、こういう文章が返ってきます。

白紙から書き出すより、ずいぶん早く形になります。ただし、枚数の目安や郵送の可否を確認する時間は別にかかります。正直なところ、時間を食うのは文章づくりよりも事実の確認のほうです。

ステップ4　職員が確認するところ

出てきた文章は、下書きです。そのまま配らず、ここを見ます。

いちばん見落としやすいのが最後です。AIは丁寧に書こうとして、施設が普段使わない言い回しを足してきます。他の書類と並べたときに違和感がなければ、そのままで大丈夫です。

1章で書いた「家族ごとに事情が違う」という迷いも、ここで少しだけ軽くなります。全員に同じ文面を配っても、「ご準備が難しいご事情がございましたら、担当の相談員までお知らせください」の一行があれば、事情のある家族は相談してくれます。一律の文面に、逃げ道を一つ残しておく。それだけで配りやすくなります。

もうひとつ、短い例で

同じ型は、別の場面にも使えます。面会予定の変更を例にすると、メモはこんな感じでしょうか。

これを7項目に振り分けて渡すと、こうなります。

ここで、メモにも依頼文にも書いていないものが2つ混ざりました。「午前9時から正午まで」という時刻と、「ご予約やご相談は」という予約の話です。どちらもAIが「たぶんこうだろう」で足したものです。

もっともらしく読めるので、そのまま貼ってしまいがちです。短いお知らせほど、ここが危ない。

5. そのままコピーして使える依頼文テンプレート

〔　〕の中を書き換えれば、そのまま使えます。

書き換えるのは、この3か所です。

目的　ここが曖昧だと全体がぼやけます。「衣類のこと」ではなく「冬物を持ってきてほしいとお願いしたい」まで書きます。

必ず入れる事実　ここが文章の中身になります。箇条書きで構いません。ここに書かなかった事実は、AIが推測で補ってしまうことがあります。

長さ　連絡帳なら150字、配布用のお便りなら400字くらい。指定しないと、たいてい長くなります。

6. 毎回同じ説明をしなくて済むように、最初に設定しておく

3章の7つを見て、「これを毎回打つのか」と思った方もいるかもしれません。でも、7つのうち1番目と5番目は、ほとんど変わりません。誰が誰へ送るのか。どんな雰囲気にしたいのか。この2つは、あなたが介護施設で働いているかぎり、だいたい毎回同じです。

変わらないものは、最初に一度だけ登録しておけます。ChatGPT、Gemini、Claude。どれにも「自分のことを先に書いておく欄」があります。呼び方はサービスごとに違うだけで、やることは同じ。ここに書いた内容は、そのあとのやりとりにずっと効きます。

登録しておくと、依頼文が短くなります。毎回書くのは「今回の事実」だけ。3章の最後に添えた「勝手に補わないでください」も、ここに入れておけば毎回打たずに済みます。

設定する場所（2026年9月時点）

ChatGPT ―「カスタム指示」
パソコンなら、設定を開いて「パーソナライズ」を選びます。スマホのアプリなら「ChatGPTをカスタマイズ」です。どちらも「カスタマイズを有効にする」がオンになっているのを確かめてから、「カスタム指示」の欄に書き込みます。ここがオフのままだと、書いても効きません。無料のプランなら1,500文字まで、有料のプランなら5,000文字まで入ります。
▶ ChatGPTのカスタム指示（OpenAI公式ヘルプ）

Gemini ―「Geminiへのカスタム指示」
パソコンなら画面下部の、スマホのアプリならメニューの中の「設定とヘルプ」から、「パーソナル インテリジェンス」→「Geminiへのカスタム指示」と進み、「＋追加」で登録します。次から聞き直さずに、合わせて答えてくれます。
▶ カスタム指示でGeminiの回答をカスタマイズする（Google公式ヘルプ）
※個人のGoogleアカウントが必要です。仕事用・学校用や、職場から配られた管理対象のアカウントでは使えないと公式に書かれています。画面に見当たらないときは、依頼文の中に毎回書く形でかまいません。それでも十分に使えます。

Claude ―「Instructions for Claude」
左下の自分のアイコンから「Settings（設定）」を開き、「Instructions for Claude」の欄に書き込みます。
▶ Claudeのパーソナライズ機能（Anthropic公式ヘルプ・英語）

画面のメニュー名は、わりとよく変わります。見つからないときは、設定の中を「カスタム」「指示」「Instructions」あたりの言葉で探してみてください。

ここだけは気をつけてください

この欄に、利用者のお名前や、施設が特定できる情報は書かないでください。書いた内容は、あとから自分で直すことも消すこともできますが、消すまではそのAIに残ります。書くのは「介護施設の職員です」「家族向けの文章を作ります」くらいまでで足ります。施設名も要りません。

7. 送る前に、ここだけは職員が見る

難しい話ではありません。ふだん先輩に見てもらうときと同じ目で見れば足ります。

利用者が分かる情報は入れずに頼む。 依頼文に打ち込むときは、お名前を「〇〇様」に置き換えます。部屋番号や生年月日、家族の連絡先も同じです。出てきた文章に名前を入れるのは、最後に自分の手で。

ただ、名前さえ消せば安心、とはいきません。年齢と病名と家族構成に、具体的な出来事が加われば、名前がなくても誰のことか分かってしまうことがあります。他の記録と突き合わせて本人が分かる状態なら、それは引き続き個人情報として扱う必要があります（個人情報保護委員会のQ&A）。迷ったところは書かずに、文章の形だけ作ってもらって、中身はあとから自分の手で埋めれば足ります。

どのAIを使っていいか、何を入力していいかは、職場でルールが決まっていることがあります。国からも、生成AIに個人情報を入力するときの注意が出ています（個人情報保護委員会の注意喚起）。入力した内容の扱いはサービスごとに違うので、使う前に一度、職場のルールを確認しておくと安心です。

日時、金額、場所、持ち物は必ず見直す。 AIが日付を書き換えることはあります。元のメモと突き合わせて確かめてください。

確認せずに送らない。 下書きが出てきた時点では、まだ半分です。

事故、体調の変化、医療のこと、契約、苦情。この5つは文章より先に報告です。 まず上司へ伝えて、施設の手順に沿って動く。AIに頼んでいいのは、報告も対応も終わって上司の確認が取れたあと、その内容を家族向けの文章として整えたい場面だけです。慌てているときほど「とりあえず文面を」と手が動きがちなので、ここだけは気をつけてください。

判断するのは人。 送るかどうか、いつ送るか、誰に送るかを決めるのは職員です。AIは文章を整える側にいてもらいます。

8. 最初の1通は、個人情報の入らないお知らせから

いきなり大事な連絡で試すと、かえって時間がかかります。最初は、行事のお知らせや持ち物のお願いのように、名前が出てこないものを選んでください。うまくいかなくても困らないものから始めるのが、いちばんの近道です。

今日やることを1つだけ挙げるなら、これです。次に家族へ出す予定のお知らせを1つ思い浮かべて、入れたい事実を箇条書きで3行だけ書き出してみてください。あとは5章のテンプレートに貼るだけで、下書きが出てきます。

そこから先、施設の言い方に合わせて直すところは残ります。でも、白紙を前に固まる時間は減ります。まずはそこからで十分です。