【現役相談員が教える】ショートステイの相談員になりますか?主な仕事はこれ!

相談員の話し

【現役相談員が教える】ショートステイの相談員になりますか?主な仕事はこれ!

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相談員の仕事をしたいんだけど、いろんな種類の相談員があるよね?ショートステイの相談員は、どんな仕事をするの?
Dr.マカロン
お団子団長
ショートステイの相談員は、特養とは違って「在宅サービス」の一つなのと、デイサービスとは違って、宿泊したり長めの日数利用する人がいたりするから、少し独特な仕事内容なんだ!
お団子団長
じゃあ、ここではショートステイの仕事内容について説明していくね!

 

 

こんな人にオススメの記事です!

  • いずれ相談員の仕事をしたい方
  • ショートステイの相談員の仕事をする事が決まった方
  • 相談員の仕事を教えたいけど、教え方がわからない方

 

この記事を読んでこうなろう!

  • ショートステイの相談員の主な仕事内容がわかる!
  • 自分に合った、できる仕事内容なのかの確認ができる!
  • 仕事内容を理解しておけば、実際に相談員になってもスムーズに理解して動ける!

 

 

お団子団長とは

←お団子団長
相談員歴10年以上
福祉大学 福祉学部 学士
稼働率ほぼ100%でショートステイ運営

 

 

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【読んで稼働率を8%上げました!】ショートステイ関連の本3選

 

 

ショートステイ相談員の毎日の仕事

ショートステイ相談員の毎日の仕事

実は毎日の決まった仕事というのは少ない場合が多くあります。

私の感覚ですが、ショートステイの相談員は月末と月初にものすごい量の仕事がくるので、その間に日々の業務を終わらせつつ、月末月初の準備、突発の業務対応をしていくイメージです。

 

入所、退所の送迎、申し送り

ほぼ毎日の業務で結構、時間がかかるのが送迎です。

ただ、送迎は家族と顔を合わせられる機会なので、できるだけ相談員が自分で行って、少しでも家族と話をしておきましょう!

 

家族と話をする重要性についてはコチラの記事を読んでみてください。

 

 

記録

色々なルールに沿って業務をしていく中で、介護士も相談員も記録は必須です。

  • 家族とのやりとり
  • 事故時の対応

等は相談員が残す記録です。

 

また、ショートステイの稼働率に関しての書類も記録として残す施設がほとんどです。

おそらく、『日報』や『施設日誌』といった名前で用意されているでしょう。

 

 

利用中の方の確認

利用中の利用者さんの確認は常に行い、必要時は家族に報告しないといけません。

 

介護士が報告した時だけ現場を見るスタイルは危険!

中には介護士が報告しない限りは現場をあまり見ないというスタイルの相談員さんもいるようですが、これは危険です。

家族に伝える内容が人から聞いた話のみになるので、ブレてしまう可能性があります。

 

お団子団長
自分の目でも見る習慣をつけましょう。

 

 

 

 

ショートステイ相談員が一番忙しくなる!月末、月初の仕事

ショートステイ相談員が一番忙しくなる!月末、月初の仕事

しっかりと請求業務もやっている相談員にとって、月末、月初は激務です!

 

ショートステイ相談員の月末の業務

  • 翌月の提供票の確認
  • 今月の実績の確認
  • 翌月の準備
  • ケアマネに実績の提出
  • 月の締め作業
  • 請求書の作成

 

翌月の提供票の確認

月末になると提供票がケアマネから送られて来ます。

(次の月、こんな日程でショートステイの予定を組んでいますよ!という予定表のような物)

これを、実際の予約とズレていないか、再度確認、提供票の保管をしていきます。

 

 

 

今月の実績の確認

今月、予定に対して、実際にどれだけ利用したのかを確認していきます。

利用者さんによってはキャンセルした方などもでてきて、少しずつズレる事があります。

 

また、この時に、利用日数に対してのどれだけの点数を介護保険で請求するのか計算していく作業があります。

お団子団長
この作業を覚えるのは、かなり勉強になるのと同時に、事務作業の中では一番大変かもしれないね!

 

 

翌月の準備

  • 次の月の送迎時間
  • 利用する方の再確認
  • 次の月の月報の準備
  • 営業の準備

など、とにかく月末にどんどん次の月の準備をしていきます。

これは、決まった業務というより、思いついたものはとにかくやる!というような感じです。

お団子団長
私は、環境整備が必要な箇所まで洗い出ししておいて、月初業務が終わったら、すぐに取り掛かれるようにしておいています。

 

 

今月の実績の確認

先ほどの提供票に書いてある予定に対して、実際に今月はこんな日数で使いました!という内容を記載していきます。

利用者さんによってはキャンセルした方などもでてきて、少しずつズレる事があります。

 

 

ケアマネに実績の提出

居宅の担当ケアマネさんに、実績(今月どれだけ利用して、どれだけ介護保険から請求しますよ!という内容)を提出します。

ショートステイによっては、実際にケアマネさんの事業所へ行き、営業も兼ねて手渡しする所もあり、結構時間のかかる作業になる事があります。

 

 

 

月の締め作業

ショートステイの日誌など、今月どれだけの利用者さんが使って、稼働率はこれくらい!という計算をしたり、
送迎をした数、ご飯を食べた数等を確認して、請求の時にミスをしないように対応したりの作業をしていきます。

ショートステイによっては、この業務(請求関連業務の全般)を事務員さんがやっている事もあります。

お団子団長
でも、請求業務は自分でやると、事務仕事もこなせるようになり、『ケアマネさんから質問がきてもわからない』という事がほとんどなくなりますよ!

 

 

 

請求書の作成

請求書の作成は、ここまでにしてきた作業を終わらせて、請求のソフトを使って入力、請求書の出力をしていきます。

ショートステイは、介護保険で利用料の7〜9割りが支払われていたり、自己負担も1〜3割とまちまちだったりするので、この請求業務は少し勉強が必要です。

 

お団子団長
大変だけど、ここまでできる相談員は、介護保険関連の知識もしっかりしてるね!

 

 

 

 

ショートステイ相談員の月初の業務

  • 数ヶ月先の申し込み対応
  • ケアプランの作成(スケジュール作成)

月末にしっかり業務を終わらせていれば、数的には、月初の方が少ないのですが、月末に終わっていない業務は、全て月初に流れ込んできます。

お団子団長
月末に救急搬送があったり、新規の契約が立て続けに入ったりすると、月初の方が時間に追われて、バタバタしたりします。

 

 

数ヶ月先の申し込み対応

だいたい、2ヶ月後の申し込みが月初に開始します。(8月なら10月分の申し込み)

月初に結構な量の申し込み用紙が送られてくるので、どんどんスケジュールを埋めていくのですが、これが意外に大変です。

常連の利用者さんは優先的にとったり、「どうしても用事があって預かってもらわないと困る!」と言ってくる利用者さんがいたり、、、

お団子団長
満床になればなったで悩みはでてきます。

 

 

ケアプランの作成(スケジュール作成)

ショートステイは3泊4日以上でケアプランの作成が必要です。

ケアプラン作成について詳しくはコチラ

月初にまとめて作ってもいいのですが、介護職、看護職など、他部署の意見を反映させる時に、月初にまとめてだと、厳しい事が多くあります。

月初にケアプランを作るスケジュールを組んで、うまく分散させられるようにしましょ

 

 

 

突発!ショートステイ相談員のその時によって発生する仕事

突発!ショートステイ相談員のその時によって発生する仕事

相談員の仕事は、この突発的な業務が結構な割合を締めます。

 

その時によって発生する仕事

  • 新規利用の手続き
  • 担当者会議
  • 稼働率の低下
  • 緊急での受診、搬送
  • 忘れ物
  • 緊急入所

 

新規利用の手続き

嬉しい事ですが、新規利用の申し込みが来ると、仕事はたくさん増えます!

新規の利用問い合わせ

実態調査

契約

基本情報の作成・施設職員へ申し送り

利用開始

このような手順ができるので、相談員はそれぞれ対応が必要です。

 

 

担当者会議

ショートステイは在宅サービスの扱いなので、特養とは違い、定期的にご自宅などで担当者会議があります。

そこまで大変ではないのですが、会議のたびに利用者さんのお家にいくことになるので、時間は結構かかる仕事内容です。

 

 

緊急での受診、搬送

高齢者施設にはつきものですが、救急搬送があったり、突発で病院にいく時も対応が必要です。

付き添いは介護士さんがいく事も多いのですが、受診や搬送がある際は緊急なので、家族と連絡を取り合いながら、必要があれば、相談員も病院へ行きます。

 

 

忘れ物

忘れ物が発生すると、それを家族に届けにいかないといけません。

これが、近ければいいのですが、片道30分の距離にあるお家等、ショートステイでは珍しくありません。

忘れ物が無くなるようにする事も相談員の業務効率化の1つになりま

忘れ物対策について、詳しくはコチラ

 

 

緊急入所

ショートステイは緊急で利用者さんを受け入れる事がよくあります。

緊急だからと言って、情報を取らなくて良い訳ではありません。

取れる範囲だけにはなりますが、ケアマネや家族から電話などで即、情報収集を始めましょう!

 

 

稼働率の低下

相談員として、かなり焦るのが稼働率の低下です。

稼働率が低下すると増える仕事は、当然、営業活動。

キャンセルなどで稼働率が下がったら、臨機応変に

  • 直接の営業
  • FAX
  • 思い当たるケアマネさんへ電話連絡

等、すぐに対応を始めないといけません。

 

 

 

相談員の仕事をしたい方へ

相談員を将来的にやりたい!という人に、必ず伝える内容なのですが、1つの施設の相談員の数って2人〜多くても4人といった所ですよね?

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求人サイトを使う理由

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特に、給料交渉は相談員になりたい人は必須で

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お団子団長
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ショートステイ相談員の仕事 まとめ

ショートステイ相談員の仕事内容とは

  • 月末はかなり忙しくなる
  • 請求をやると、大変だけど知識がしっかりつく
  • 決まった仕事より、突発の仕事が多い
  • 突発の仕事で困らないように、普段の仕事を回しておく
  • 業務を理解して相談員になりたいと思ったら、自分が相談員になれる枠があるか、転職も視野に入れて確認。選ばれないまま終わりかねない。
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この記事を読んで、相談員になりたいと思っているなら、あなたは相談員に向いているはずです。

お団子団長
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大まかな仕事内容がわかったら、あとは行動あるのみです!

お団子団長
相談員に選ばれるために動き始めてみましょう!

 

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